Le cahier des charges d'un logiciel sur mesure, en 9 rubriques
Vous n'avez pas besoin d'un document technique pour faire chiffrer un logiciel. Vous avez besoin d'expliquer votre métier. Voici le plan que nous aimerions recevoir de chaque client, et ce qu'il vaut mieux laisser de côté.
À quoi sert vraiment ce document
Un cahier des charges sert à trois choses : obtenir des devis comparables, éviter les malentendus sur ce qui sera livré, et vous obliger à mettre à plat votre propre fonctionnement. Ce dernier point est souvent le plus utile.
Il ne sert pas à décrire des écrans ou à choisir une base de données. Un document qui dit « un bouton bleu en haut à droite » enferme le prestataire dans une solution, alors que vous le payez pour en proposer une meilleure.
Les 9 rubriques
| Rubrique | Ce qu'il faut y écrire |
|---|---|
| 1. Votre activité | Ce que fait l'entreprise, pour qui, avec combien de personnes au bureau et sur le terrain. Dix lignes suffisent. |
| 2. La situation actuelle | Les outils utilisés aujourd'hui (tableurs, logiciels, papier) et ce qui pose problème. C'est la rubrique la plus importante. |
| 3. Les objectifs | Ce qui doit changer, si possible en termes mesurables : ne plus ressaisir, facturer le jour même, savoir quel contrat est rentable. |
| 4. Les utilisateurs | Qui se servira de l'outil, pour faire quoi, depuis quel appareil : dirigeant, bureau, agents, clients. |
| 5. Les fonctions attendues | Par grands domaines (clients, devis, planning, facturation…), en distinguant l'indispensable, l'utile et le confort. |
| 6. Vos règles métier | Tarification, validations, cas particuliers. Tout ce qui vous distingue d'un concurrent et qu'un logiciel standard ne sait pas faire. |
| 7. Les données et outils existants | Ce qu'il faut reprendre (fichiers clients, historique) et les outils à conserver et à connecter (comptabilité, banque, messagerie). |
| 8. Les contraintes | Travail sans réseau, téléphones Android ou iPhone, hébergement en France, obligations réglementaires comme la facturation électronique. |
| 9. Le cadre du projet | Budget envisagé, même approximatif, échéance souhaitée, et qui décide chez vous. |
Classez vos besoins en trois niveaux
C'est ce qui permet de découper le projet en lots et d'étaler le budget. Pour chaque fonction, demandez-vous :
- Indispensable : sans elle, l'outil ne sert à rien le premier jour.
- Utile : elle fait gagner du temps, mais on peut vivre quelques mois sans.
- Confort : on verra quand le reste tournera.
Un prestataire sérieux vous proposera une première version autour de l'indispensable, puis des lots chiffrés séparément. Méfiez-vous de celui qui veut tout livrer d'un bloc dans un an.
Donnez un budget, même large
Beaucoup d'entreprises cachent leur budget en espérant un meilleur prix. Le résultat est l'inverse : le prestataire chiffre à l'aveugle, trop haut ou trop bas, et vous perdez un aller-retour. Avec une enveloppe, il peut vous dire ce qui tient dedans et ce qui n'y tient pas.
Pour vous situer, un outil ciblé démarre autour de 15 000 € et un logiciel métier complet se situe le plus souvent entre 30 000 et 80 000 €. Le détail est sur notre page Tarifs.
Les cinq erreurs qui coûtent cher
- Décrire la solution au lieu du problème. « Il nous faut un tableau de bord » ne dit rien. « Nous ne savons pas quels contrats sont rentables » dit tout.
- Tout mettre au même niveau. Cent fonctions sans priorité donnent un devis énorme et un projet qui n'en finit pas.
- Oublier les cas particuliers. Ce sont eux qui font exploser les délais quand on les découvre en cours de route.
- Écrire sans les utilisateurs. Un agent de terrain sait des choses que le bureau ignore. Interrogez-le avant d'écrire.
- Figer le document. Un cahier des charges est un point de départ. Il doit pouvoir évoluer après les premiers échanges.
Ce que le prestataire doit vous répondre
Une bonne réponse reformule votre besoin avec ses mots, signale ce qui manque, propose un découpage par lots, donne un prix fixe par lot et dit clairement qui sera propriétaire du code. Si la réponse se limite à un prix global sans détail, vous ne pourrez ni comparer ni négocier.
Demandez aussi ce qui se passe après la livraison : hébergement, corrections, évolutions, et à quel tarif.
Vous n'avez pas le temps de le rédiger ?
C'est fréquent, et ce n'est pas bloquant. Envoyez-nous ce que vous avez : quelques lignes, un tableur, des notes. Le premier échange sert à construire cette expression de besoin avec vous, gratuitement, et vous repartez avec un périmètre clair, que vous travailliez avec nous ensuite ou non.
Questions fréquentes
Non, pas au sens d'un document technique. Une description de votre activité, de vos problèmes actuels et de ce que l'outil doit permettre suffit pour un premier chiffrage. Le détail se construit ensuite avec le prestataire.
De deux à quinze pages selon l'ampleur du projet. Un document court et précis sur le métier vaut mieux que cinquante pages de spécifications que personne ne lira.
Non. Indiquez vos contraintes (outils à conserver, téléphones des équipes, hébergement en France) et laissez le prestataire proposer. C'est son métier, et c'est un bon moyen de comparer les réponses.
Le prestataire, à partir de votre expression de besoin et d'ateliers avec vos équipes. Chez Figelys, elles prennent la forme de maquettes validées avant le développement.
Faites relire votre besoin
Envoyez-nous votre cahier des charges, ou simplement vos notes. On vous répond avec ce qui manque, un découpage par lots et un prix fixe. Devis sous 48 h.
Envoyer mon besoin